ISO, Langkah Jitu Perbaiki Mutu Pelayanan

ISO menjadi cara untuk meningkatkan manajemen mutu yang diakui secara internasional. Belum semua unit di Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta menerapkan ISO.

Demi menuju profesionalisme manajemen pendidikan, maka diperlukan satu sistem manajemen mutu yang diakui baik di tingkat nasional maupun internasional, seperti International Organization for Standardization (ISO) 9001:2015. Dengan penerapan ISO, perguruan tinggi akan diakui negara lain dan lebih mudah dalam menjalin kerja sama.

Lantas, seberapa jauhkah penerapan ISO di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta? Berikut hasil wawancara Reporter Institut Yayang Zulkarnaen dengan bagian Pengembangan Dokumen dan Instrumen ISO Ramdani Miftah di Ruang Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Jakarta, 21 November 2016.

Bagaimana awal mula penggunaan ISO?

Pada awalnya ISO hanya digunakan di militer karena di sana membutuhkan sistem yang sangat tepat dalam membuat strategi perang. Namun sekarang ISO pun digunakan untuk meningkatkan manajemen mutu di perguruan tinggi. ISO itu memang banyak mengalami perubahan, untuk versi terakhir sistem manajemen mutu adalah ISO 9001:2015 yang baru diterbitkan September 2015 lalu.

Apa fungsi ISO bagi perguruan tinggi?

Fungsi ISO itu untuk memastikan prosedur pelayanan yang ada di perguruan tinggi sudah baku sehingga dalam melaksanakan programnya sudah jelas. Intinya, penerapan ISO di perguruan tinggi untuk menjamin kepuasan mahasiswa dalam mendapatkan pelayanan.

Apa bedanya lembaga yang sudah berstandar ISO dengan yang belum ?

Menurut saya, karena ISO itu sudah ada pedoman, program, serta Standar Operasional Prosedur (SOP), maka aturan pun menjadi baku. Oleh karenanya dalam menjalankan sebuah program tidak akan melenceng dari aturan yang sudah dibuat.

Sedangkan untuk lembaga yang belum menerapkan ISO, bisa jadi dalam melaksanakan kegiatan itu prosesnya beda-beda. Tapi kalau ada ISO kan jelas, misalnya Program Studi (Prodi) akan melakukan akreditasi itu prosedurnya sudah jelas harus bagaimana.

Siapa yang menetapkan prosedur ISO?

Untuk aturannya memang dari pihak ISO, tapi prosedurnya dibuat sendiri oleh instansi yang akan menerapkannya. Jadi sebelum menerapkan ISO, sebuah instansi harus menentukan prosedurnya terlebih dahulu. Setelah prosedur ditentukan, barulah divalidasi oleh Wakil Rektor II Bidang Administrasi Umum Abdul Hamid.

Unit mana saja di UIN Jakarta yang pelayanannya sudah berstandar ISO?

Baru di empat fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Sain dan Teknologi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, dan Fakultas Dirasat Islamiyah. Kemudian di tingkat universitas, Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, Biro Akademik, Lembaga Penjaminan Mutu, Perpustakaan, Pusat Bahasa, dan Lembaga Penelitian serta Pengabdian kepada Masyarakat.

Apa saja syarat yang harus dipenuhi ketika ingin menerapkan ISO?

Syarat yang pertama, pemimpinnya harus memiliki komitmen untuk menerapkan ISO. Selanjutnya, sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, Analisis dan peningkatan, terakhir realisasi produk dan pengukuran.

Bagaimana dengan penilaian yang ada di UIN Jakarta ?

Dalam penerapan ISO, sebuah instansi harus menentukan target atau sasaran mutu yang akan dicapai. Misalnya UIN Jakarta menargetkan mahasiswa agarlulus tepat waktu dengan IPK 3,5. Jika target sudah ada, UIN Jakarta juga harus menentukan batas waktu serta berapa persen yang ingin dicapai, misal 70%.

Setelah itu, untuk mencapai target,UIN Jakarta perlu membuat program dalam mewujudkannya. Kemudian di akhir tahun akan dievaluasi, jika ternyata sudah mencapai 70% kemungkinan akan ditambah presentasenya, misal jadi 80%. Sebaliknya, jika kurang dari target akan dicari permasalahannya untuk diperbaiki.

Apa manfaat yang diperoleh UIN Jakarta dari penerapan ISO ?

Untuk memberi kepuasan layanan pada mahasiswa dalam mendapatkan pembelajaran. Tiap tahun mahasiswa diberi angket untuk melihat tingkat kepuasan mahasiswa pada layanan yang diberikan UIN Jakarta. Jika ternyata banyak yang belum puas nanti kita perbaiki lagi ke depannya. Pada intinya, dengan ISO kita bisa melakukan perbaikan pelayanan dalam jangka panjang.

Selain itu, dengan menerapkan standar yang sudah diakui secara internasional akan mempermudah UIN Jakarta membangun kerjasama. Kemudian, UIN Jakarta jugadapat  meningkatkan mutu pendidikan, produktivitas pembelajaran, porduktivitas karyawan dan dosen, hingga efektivitas pengaturan dana universitas.

Baca: Serifikat ISO Belum Merata

Apa langkah yang dilakukan UIN Jakarta untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas ISO ?

Kita sering melakukan pelatihan khusus ISO untuk memberikan kesadaran bahwa ISO itu penting. Selain itu, ada juga auditor dari internal yang selalu memeriksa ke setiap unit apakan penerapan ISO telah berjalan lancar atau belum.