ISO menjadi cara untuk meningkatkan manajemen
mutu yang diakui secara internasional. Belum semua unit di Universitas Islam
Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta menerapkan ISO.
Demi
menuju profesionalisme manajemen pendidikan, maka diperlukan satu sistem
manajemen mutu yang diakui baik di tingkat nasional maupun internasional,
seperti International Organization for Standardization (ISO) 9001:2015. Dengan
penerapan ISO, perguruan tinggi akan diakui negara lain dan lebih mudah dalam
menjalin kerja sama.
Lantas,
seberapa jauhkah penerapan ISO di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta? Berikut
hasil wawancara Reporter Institut Yayang Zulkarnaen dengan bagian
Pengembangan Dokumen dan Instrumen ISO Ramdani Miftah di Ruang Lembaga
Penjaminan Mutu (LPM) UIN Jakarta, 21 November 2016.
Bagaimana awal mula penggunaan ISO?
Pada
awalnya ISO hanya digunakan di militer karena di sana membutuhkan sistem yang
sangat tepat dalam membuat strategi perang. Namun sekarang ISO pun digunakan
untuk meningkatkan manajemen mutu di perguruan tinggi. ISO itu memang banyak
mengalami perubahan, untuk versi terakhir sistem manajemen mutu adalah ISO
9001:2015 yang baru diterbitkan September 2015 lalu.
Apa fungsi ISO bagi perguruan tinggi?
Fungsi
ISO itu untuk memastikan prosedur pelayanan yang ada di perguruan tinggi sudah
baku sehingga dalam melaksanakan programnya sudah jelas. Intinya, penerapan ISO
di perguruan tinggi untuk menjamin kepuasan mahasiswa dalam mendapatkan
pelayanan.
Apa bedanya lembaga yang sudah berstandar ISO
dengan yang belum ?
Menurut
saya, karena ISO itu sudah ada pedoman, program, serta Standar Operasional
Prosedur (SOP), maka aturan pun menjadi baku. Oleh karenanya dalam menjalankan
sebuah program tidak akan melenceng dari aturan yang sudah dibuat.
Sedangkan
untuk lembaga yang belum menerapkan ISO, bisa jadi dalam melaksanakan kegiatan
itu prosesnya beda-beda. Tapi kalau ada ISO kan jelas, misalnya Program
Studi (Prodi) akan melakukan akreditasi itu prosedurnya sudah jelas harus
bagaimana.
Siapa yang menetapkan prosedur ISO?
Untuk
aturannya memang dari pihak ISO, tapi prosedurnya dibuat sendiri oleh instansi
yang akan menerapkannya. Jadi sebelum menerapkan ISO, sebuah instansi harus
menentukan prosedurnya terlebih dahulu. Setelah prosedur ditentukan, barulah
divalidasi oleh Wakil Rektor II Bidang Administrasi Umum Abdul Hamid.
Unit mana saja di UIN Jakarta yang
pelayanannya sudah berstandar ISO?
Baru
di empat fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Sain dan
Teknologi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, dan Fakultas Dirasat Islamiyah.
Kemudian di tingkat universitas, Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, Biro
Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, Biro Akademik, Lembaga Penjaminan
Mutu, Perpustakaan, Pusat Bahasa, dan Lembaga Penelitian serta Pengabdian kepada
Masyarakat.
Apa saja syarat yang harus dipenuhi ketika
ingin menerapkan ISO?
Syarat
yang pertama, pemimpinnya harus memiliki komitmen untuk menerapkan ISO.
Selanjutnya, sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber
daya, Analisis dan peningkatan, terakhir realisasi produk dan pengukuran.
Bagaimana dengan penilaian yang ada di UIN
Jakarta ?
Dalam
penerapan ISO, sebuah instansi harus menentukan target atau sasaran mutu yang
akan dicapai. Misalnya UIN Jakarta menargetkan mahasiswa agarlulus tepat waktu
dengan IPK 3,5. Jika target sudah ada, UIN Jakarta juga harus menentukan batas
waktu serta berapa persen yang ingin dicapai, misal 70%.
Setelah
itu, untuk mencapai target,UIN Jakarta perlu membuat program dalam
mewujudkannya. Kemudian di akhir tahun akan dievaluasi, jika ternyata sudah
mencapai 70% kemungkinan akan ditambah presentasenya, misal jadi 80%.
Sebaliknya, jika kurang dari target akan dicari permasalahannya untuk
diperbaiki.
Apa manfaat yang diperoleh UIN Jakarta dari
penerapan ISO ?
Untuk
memberi kepuasan layanan pada mahasiswa dalam mendapatkan pembelajaran. Tiap
tahun mahasiswa diberi angket untuk melihat tingkat kepuasan mahasiswa pada
layanan yang diberikan UIN Jakarta. Jika ternyata banyak yang belum puas nanti
kita perbaiki lagi ke depannya. Pada intinya, dengan ISO kita bisa melakukan
perbaikan pelayanan dalam jangka panjang.
Selain
itu, dengan menerapkan standar yang sudah diakui secara internasional akan
mempermudah UIN Jakarta membangun kerjasama. Kemudian, UIN Jakarta
jugadapat meningkatkan mutu pendidikan,
produktivitas pembelajaran, porduktivitas karyawan dan dosen, hingga
efektivitas pengaturan dana universitas.
Baca: Serifikat ISO Belum Merata
Baca: Serifikat ISO Belum Merata
Apa langkah yang dilakukan UIN Jakarta untuk
mempertahankan dan meningkatkan kualitas ISO ?
Kita
sering melakukan pelatihan khusus ISO untuk memberikan kesadaran bahwa ISO itu
penting. Selain itu, ada juga auditor dari internal yang selalu memeriksa ke
setiap unit apakan penerapan ISO telah berjalan lancar atau belum.