Peningkatan
kualitas Lembaga Kemahasiswaan (LK) yang terdiri dari 15 Unit Kegiatan
Mahasiswa (UKM) dan 10 Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dilakukan dengan
pengadaan audit. Audit dilaksanakan oleh tim auditor yang berasal dari Lembaga
Penjaminan Mutu (LPM) atas permintaan Wakil Rektor (Warek) III Bidang
Kemahasiswaan.
Hasil audit
telah keluar pada Maret lalu. Salah satunya hasil audit adalah pembuatan 34
butir mutu standar untuk LK. Anggota
Pusat Audit dan
Pengendalian Mutu, Lisma Dyawati
Fuaida mengatakan, butir-butir tersebut bertujuan untuk meyakinkan bahwa
pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan sesuai dengan kriteria atau persyaratan yang
telah ditetapkan.
Terkait
penilaian terhadap butir-butir tersebut, Lisma mengatakan, pelaksanaan audit menghasilkan
laporan ketidaksesuaian sejumlah aspek-aspek terhadap 34 butir-butir di LK. Analisis-analisis
ketidaksesuaian tiap aspek mencakup administrasi kegiatan unit, pengelolaan
lembaga, evaluasi kegiatan, sarana dan prasarana, kerja sama lembaga dan sumber
daya manusia.
Peninjauan secara
cermat terangkum dalam 23 butir observasi dan 7 ketidaksesuaian mayor. “Setiap
aspek kami berikan summary. Misalnya
akar penyebab aspek, akibat yang akan timbul, dan rekomendasi agar lebih baik
ke depannya,” kata Lisma, Senin (14/4). Summary,
jelasnya, akan memudahkan UKM dan BEM memperbaiki ketidaksesuaian terkait
dengan butir-butir.
Sementara itu,
mengenai butir-butir yang belum terpenuhi hingga saat ini, Kasubag
Pengembangan Mahasiswa dan
Alumni, Masruri menuturkan, pengadaan
integrasi website Lembaga Kemahasiswaan dengan website UIN Jakarta merupakan
salah satunya. “Namun, ketidaksesuaian
itu tak sepenuhnya
disebabkan oleh LK. Kemahasiswaan memang
tidak memiliki tenaga
ahli website,” lanjutnya.
Selain website
yang terintegrasi, ketidaksesuaian juga terlihat dalam butir pengadaan
inventaris di Lembaga Kemahasiswaan, seperti pengadaan fasilitas komputer. “Bagaimana
LK bisa menyimpan data dengan baik? LK saja tidak difasilitasi dengan komputer,”
kata Wakil Rektor III, Sudarnoto Abdul Hakim, saat presentasi hasil audit di
Ruang Diorama UIN Jakarta, Kamis (27/3).
Sejalan dengan
Sudarnoto, Masruri menambahkan, tindakan perbaikan pada butir pengadaan
inventaris ini harus dilakukan oleh pihak universitas. “Selama ini masih belum
ada respon dari universitas, padahal telah diajukan oleh Kemahasiswaan,”
katanya Kamis (17/4).
Masruri
melanjutkan, perbaikan lembaga kemahasiswaan akan ditagih oleh tim auditor pada
30 April mendatang. Reward and punishment
akan diberlakukan pada lembaga-lembaga jika regulasi sudah sesuai dengan butir
mutu. Reward akan diberikan bagi
lembaga kemahasiswaan terbaik. “Namun, sampai saat ini Kemahasiswaan belum memberikan
bentuk penghargaan yang jelas,” paparnya.
Sedangkan punishment pun akan diberikan bagi
lembaga kemahasiswaan yang tidak memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
“Organisasi yang tidak layak akan dicabut anggarannya. Mereka memang masih bisa
aktif, tetapi dana akan mereka usahakan sendiri,” katanya. Maka, untuk
menghindari hukuman ini, tindakan perbaikan dibantu dengan koordinasi melalui lembaga
pembinaan. Pembina-pembina tersebut berasal dari dosen yang merupakan alumni
Lembaga Kemahasiswaan.
Beberapa butir ketidaksesuaian
mayor yang perlu diperbaiki oleh sebagian besar LK antara lain akses teknologi
informasi, sistem reward and punishment internal,
dan struktur organisasi yang jelas. Selain itu, butir observasi terlihat dari
penindaklanjutan MoU tingkat universitas, bukti prestasi unit pada tingkat
internasional, survei kepuasan (mahasiswa, pengguna, stakeholders), dan laporan hasil kerja sama.
(Maulia Nurul)
